Guía para Gerentes sobre Visitas de ICE: Preparación y Respuesta

Las visitas de Inmigración y Control de Aduanas (ICE, por sus siglas en inglés) a los lugares de trabajo pueden ser situaciones estresantes que requieren un manejo cuidadoso. A medida que la aplicación de las leyes de inmigración en el ámbito laboral sigue evolucionando, es crucial que los gerentes y profesionales de recursos humanos comprendan cómo prepararse y responder a estas visitas. Esta guía ofrece estrategias completas para manejar tanto auditorías programadas como redadas no anunciadas, ayudándole a proteger su organización y a sus empleados mientras cumple con la ley de inmigración.

Contexto Reciente

La aplicación de las leyes de inmigración ha cambiado significativamente en los últimos años. En 2025, la nueva administración anunció planes para aumentar las acciones de control en los lugares de trabajo, centrándose especialmente en industrias que tradicionalmente emplean un gran número de trabajadores inmigrantes. Estas acciones pueden tomar varias formas, desde auditorías programadas de documentos hasta redadas sorpresa en los centros de trabajo.

El impacto de estas acciones de control va más allá de las detenciones o revisiones de documentos. Recientes redadas han demostrado que incluso la anticipación de una acción de cumplimiento puede alterar significativamente las operaciones comerciales, con algunos sectores reportando una disminución en la asistencia de los trabajadores tras las intervenciones en su región.

Responder a Acciones de Control Inapropiadas

Eventos recientes, como un incidente en enero de 2025 en Newark, Nueva Jersey, han resaltado la importancia de saber cómo responder cuando las acciones de cumplimiento de inmigración parecen violar derechos constitucionales. En este caso, agentes de ICE realizaron una redada sin orden judicial en un negocio, detuvieron tanto a personas indocumentadas como a ciudadanos estadounidenses y, según informes, ignoraron documentos de identificación válidos, incluida la identificación de veteranos militares. Estas acciones generaron serias preocupaciones constitucionales y demostraron por qué los empleadores deben conocer sus derechos y responsabilidades.

Protecciones Constitucionales Claves

La Cuarta Enmienda protege contra registros y detenciones irrazonables, exigiendo órdenes judiciales válidas para que las fuerzas del orden ingresen a áreas privadas de un negocio. Si los agentes actúan sin órdenes adecuadas o exceden su autoridad, las empresas y los empleados tienen derechos y recursos legales.

La documentación es clave

En casos de acciones de control potencialmente inapropiadas, la documentación detallada es aún más crucial. El caso de Newark demuestra cómo las grabaciones de seguridad, los testimonios de testigos y los registros detallados de la conducta de los agentes pueden respaldar desafíos legales y proteger tanto al negocio como a sus empleados.

Comprender el Cumplimiento de la Ley de Inmigración

Varias agencias federales participan en la aplicación de las leyes de inmigración, cada una con roles y autoridades específicas. Comprender estas diferencias es clave para una respuesta adecuada:

Principales Agencias

• Inmigración y Control de Aduanas (ICE): Agencia principal encargada de hacer cumplir las leyes de inmigración. Sus agentes pueden portar armas de fuego, pero no son policías, aunque su equipo puede llevar la palabra “Police”.
• Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI): División encargada de inspeccionar los formularios I-9 y la documentación relacionada para garantizar el cumplimiento.
• Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS): Realiza auditorías específicamente relacionadas con la inmigración basada en el empleo.

Tipos de Acciones de Cumplimiento: Auditorías vs. Redadas

ICE suele interactuar con las empresas de dos maneras: a través de auditorías programadas o redadas sin previo aviso. Comprender la diferencia es crucial para una respuesta adecuada:

Auditorías

Una auditoría comienza con un Aviso de Inspección, otorgando tres días hábiles para presentar los documentos solicitados. Durante una auditoría, normalmente se requiere proporcionar:

• Formularios I-9 de empleados actuales y recientemente despedidos
• Lista de empleados actuales
• Reportes trimestrales de salarios y horas
• Registros de nómina
• Confirmaciones de E-Verify (si aplica)
• Información del negocio, incluido el número de Seguro Social del propietario

Redadas

Las redadas son visitas sin previo aviso donde los agentes de ICE llegan con una orden de registro judicial. A diferencia de las auditorías, las redadas no ofrecen tiempo de preparación y requieren una respuesta inmediata. Normalmente ocurren cuando ICE tiene causa probable para creer que existen violaciones de inmigración en el negocio.

Preparación: Antes de una Visita de ICE

Derechos y Protecciones Esenciales

Antes de detallar los pasos de preparación, es importante conocer los derechos fundamentales que protegen a los empleadores y empleados:

• Derecho a ver una orden judicial: Los agentes de inmigración no pueden ingresar a áreas privadas de su lugar de trabajo sin una orden judicial válida o su consentimiento. Las órdenes administrativas (Formularios I-200 o I-205) no otorgan esta autoridad.
• Derecho a permanecer en silencio: Tanto empleadores como empleados tienen el derecho constitucional de permanecer en silencio y no están obligados a responder preguntas sobre su estatus migratorio.
• Derecho a representación legal: Cualquier persona detenida tiene derecho a consultar con un abogado, aunque el gobierno no está obligado a proporcionarlo.
• Derecho a rechazar registros no autorizados: Se pueden rechazar registros que excedan el alcance de una orden o carezcan de causa probable.

Pasos Esenciales de Preparación

Respuesta: Durante una Visita de ICE

Si ICE Llega para una Auditoría

1. Revise el Aviso de Inspección cuidadosamente
2. Contacte a su abogado de inmediato
3. Reúna los documentos solicitados dentro del plazo de tres días
4. Mantenga registros detallados de todos los documentos proporcionados
5. Trabaje con su abogado para abordar cualquier problema de cumplimiento

Comprender los Diferentes Tipos de Órdenes

Antes de abordar la respuesta ante redadas, es fundamental entender los distintos tipos de órdenes que puede encontrar:

• Orden Judicial: Firmada por un juez de un tribunal, esta orden otorga autoridad legal para ingresar a áreas privadas o confiscar documentos. Siempre verifique la firma y el alcance de la orden.
• Orden Administrativa: Generalmente tiene “Department of Homeland Security” en la parte superior y aparece en los formularios I-200 o I-205. No otorga autoridad para ingresar a áreas privadas sin consentimiento.
• Notificación de Inspección: Es una solicitud formal para revisar los formularios I-9 dentro de un plazo de tres días hábiles. No es una orden judicial y no concede acceso inmediato.

Si ICE Llega para una Redada

1. Mantenga la calma y sea profesional: Evite el pánico, ya que esto puede empeorar la situación.
2. Revise la orden:
   • Pida ver la orden inmediatamente
   • Verifique que esté firmada por un juez (no solo una orden administrativa)
   • Confirme que incluya el nombre y dirección correctos de su empresa
   • Documente el alcance y las limitaciones de la orden
   • Envíe una copia a su abogado inmediatamente
3. Monitoree la búsqueda:
   • Asigne un empleado para acompañar a los agentes
   • Documente todas las áreas registradas y los objetos incautados
   • Asegúrese de que los agentes no excedan el alcance de la orden
   • Tome notas detalladas de todo el proceso
   • No obstruya ni interfiera con la búsqueda
4. Proteja los derechos de los empleados:
   • Recuérdeles su derecho a permanecer en silencio
   • Infórmeles sobre su derecho a asesoría legal
   • No proporcione información falsa ni facilite la fuga de empleados
   • Mantenga una lista de los empleados presentes durante la redada
5. Documente todo:
   • Registre qué áreas fueron registradas
   • Anote qué documentos u objetos fueron incautados
   • Documente cualquier conversación o interacción con los agentes
   • Tome fotografías o videos de la redada si está permitido
   • Guarde copias de toda la documentación proporcionada a ICE

Cuando las Acciones de Aplicación de la Ley Parecen Irregulares

Si cree que los agentes de inmigración están llevando a cabo una redada indebida o excediendo su autoridad, siga estos pasos:

Después de la Visita

• Reunión con Asesoría Legal
  • Revise toda la documentación de la visita
  • Analice posibles problemas de cumplimiento
  • Desarrolle un plan para abordar cualquier problema identificado
• Revisión y Actualización de Procedimientos
  • Evalúe la efectividad del plan de respuesta
  • Identifique áreas de mejora
  • Actualice entrenamientos y procedimientos según sea necesario
• Atención a los Empleados
  • Comunique información relevante al personal
  • Proporcione recursos a los empleados afectados
  • Mantenga líneas de comunicación abiertas
  • Respete la privacidad y requisitos legales
• Gestión de Comunicaciones Externas
  • Coordine declaraciones públicas con asesoría legal
  • Prepare respuestas para consultas de medios
  • Mantenga un mensaje coherente en todos los canales

Comprender el Entorno Actual de Aplicación de la Ley

La Orden Ejecutiva de enero de 2025 expande significativamente la aplicación de leyes de inmigración a través de varios mecanismos clave:

• Creación de Grupos de Trabajo de Seguridad Nacional (HSTFs) en todos los estados, combinando fuerzas federales, estatales y locales
• Mayor coordinación entre ICE, CBP y USCIS para la fiscalización en lugares de trabajo
• Aumento de sanciones civiles y multas
• Expansión de capacidades de detención
• Mayor participación de las fuerzas de seguridad estatales y locales a través de acuerdos 287(g)

Este entorno de aplicación reforzada hace que comprender y proteger los derechos constitucionales sea más crucial que nunca.

Derechos Constitucionales y Protecciones

A pesar del aumento en la aplicación de la ley, las protecciones constitucionales fundamentales no han cambiado y deben ser defendidas con firmeza:

Protecciones de la Cuarta Enmienda

La Constitución protege contra registros e incautaciones irrazonables. Incluso con la expansión de la aplicación de la ley:

• Las áreas privadas de los negocios aún requieren una orden judicial para ser registradas.
• Las órdenes administrativas por sí solas no autorizan la entrada a espacios privados.
• Los registros sin orden judicial siguen siendo inconstitucionales, salvo en circunstancias de emergencia específicas.

Derechos al Debido Proceso

Todas las personas, independientemente de su estatus migratorio, conservan los siguientes derechos:

• Derecho a permanecer en silencio.
• Derecho a representación legal.
• Derecho a impugnar una detención.
• Derecho a un trato humano.
• Protección contra la discriminación.

Derechos en el Lugar de Trabajo

Dado el énfasis de la Orden Ejecutiva en la aplicación de la ley en lugares de trabajo, comprender estas protecciones es especialmente importante:

• Derecho a ver una orden judicial antes de permitir la entrada a áreas privadas.
• Derecho a mantener la privacidad y dignidad de los trabajadores durante acciones de cumplimiento.
• Protección contra la aplicación discriminatoria de la ley.
• Derecho a documentar acciones de aplicación de la ley.
• Protección contra represalias.

Requisitos de Documentación Reforzados

Dado que la Orden Ejecutiva crea grupos de trabajo interinstitucionales y amplía las capacidades de aplicación, una documentación exhaustiva es más crucial que nunca:

Sistemas de Registro Integral

Establezca múltiples capas de documentación, incluyendo:

• Sistemas de cámaras de seguridad cubriendo todos los puntos de entrada.
• Capacidades de grabación móvil para ubicaciones inesperadas.
• Registros escritos con marcas de tiempo precisas.
• Protocolos para recopilar declaraciones de testigos.
• Procedimientos de cadena de custodia para todas las pruebas.

Documentación de Interacciones con Grupos de Trabajo

Al tratar con los Grupos de Trabajo de Seguridad Nacional (HSTFs), documente:

• Qué agencias están representadas.
• Nombres, números de placa y afiliaciones de cada agente.
• Roles y acciones específicas de cada representante de la agencia.
• Cualquier diferencia en los procedimientos entre agencias.
• Todas las solicitudes de información o acceso.

Medidas de Seguridad Digital

• Proteja la documentación mediante:
• Pruebas regulares de los sistemas de respaldo.
• Copia de seguridad inmediata en la nube de todas las grabaciones.
• Almacenamiento cifrado de información sensible.
• Múltiples copias seguras en diferentes ubicaciones.
• Protocolos de acceso claros y registros de auditoría.

Recursos Ampliados para Personas Afectadas

Dado el énfasis de la Orden Ejecutiva en la detención y expulsión, el acceso a recursos es más crucial que nunca:

• Recursos Legales: Mantenga conexiones con:
  • Abogados especializados en defensa de inmigración.
  • Organizaciones de derechos civiles.
  • Clínicas legales pro bono.
  • Proveedores de capacitación sobre derechos.
  • Expertos en derecho constitucional.
• Servicios de Apoyo Familiar: Colabore con organizaciones que brinden:
  • Asistencia para prevenir la separación familiar.
  • Servicios de bienestar infantil.
  • Apoyo financiero de emergencia.
  • Recursos de salud mental.
  • Defensa y apoyo comunitario.
• Asistencia con Documentación: Ayude a las personas afectadas a mantener:
  • Copias de documentos importantes.
  • Información de contacto de emergencia.
  • Datos de representantes legales.
  • Planes de cuidado familiar.
  • Estrategias de protección de activos.

Presentación de Quejas por Aplicación Indebida de la Ley

Con múltiples agencias involucradas, los procedimientos de queja deben ser claros y detallados:

Quejas Multiactorales

Documente violaciones cometidas por:

• Agencias individuales.
• Operaciones de grupos de trabajo.
• Acciones conjuntas de cumplimiento.
• Agentes individuales.
• Patrones sistémicos de abuso.

Requisitos de Documentación

Para cada queja, registre:

• Violaciones constitucionales específicas.
• Identificación de agentes de todas las agencias involucradas.
• Declaraciones y contactos de testigos.
• Evidencia en video o fotografías.
• Línea de tiempo de los eventos.
• Impacto en operaciones comerciales.
• Afectaciones a los derechos individuales.

Procedimientos para Presentar Quejas

Envíe las quejas a:

• Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
• División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia.
• Agencias de supervisión estatales.
• Juntas de supervisión de la policía local.
• Representantes en el Congreso.
• Fiscales generales estatales.

Oficina del Inspector General del DHS

La OIG del DHS investiga denuncias de mala conducta por parte de agentes de ICE y otros empleados del DHS, incluyendo:

• Violaciones de derechos constitucionales.
• Uso excesivo de la fuerza.
• Abuso de autoridad.
• Discriminación.
• Violaciones de procedimientos.

Organizaciones de Derechos Civiles

Muchas organizaciones ofrecen asistencia legal y defensa contra la aplicación indebida de la ley migratoria. Pueden ayudar a:

• Documentar violaciones.
• Presentar quejas formales.
• Conectar con servicios legales pro bono.
• Abogar por cambios sistémicos.

Representantes en el Congreso

Las oficinas de los congresistas suelen contar con personal especializado en temas de inmigración que pueden:

• Investigar acciones de cumplimiento.
• Solicitar revisiones e investigaciones.
• Abogar por sus constituyentes.
• Proporcionar recursos y referencias.

Mejores Prácticas para Cumplimiento Continuo

• Autoauditorías Regulares
  • Realice revisiones trimestrales del cumplimiento del Formulario I-9.
  • Atienda cualquier problema de inmediato.
  • Documente todos los hallazgos y correcciones.
• Capacitación Actualizada
  • Proporcione entrenamiento periódico para todo el personal.
  • Mantenga a la gerencia informada sobre cambios regulatorios.
  • Registre todas las sesiones de capacitación y asistencia.
• Canales de Comunicación Claros
  • Mantenga listas de contacto actualizadas para asesores legales y equipos de respuesta.
  • Establezca protocolos claros para la comunicación interna durante visitas de ICE.
  • Revise y actualice regularmente los procedimientos de comunicación.

La preparación es clave para gestionar visitas de ICE de manera efectiva. Capacitación continua, procedimientos claros y documentación cuidadosa ayudarán a proteger tanto los derechos de la empresa como los de los empleados.